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GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

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Gerenciamento Eletrônico de

Documentos

Como objetivo de organizar, minimizar e facilitar o acesso à informações existentes nos arquivos do Instituto Estadual de Educação (IEE), das Unidades Escolares e dos diferentes setores  do órgão Central da SED, a Secretaria implantou o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

As escolas da rede estadual catarinense têm por obrigação armazenar o histórico escolar dos alunos e informações referentes à contratação/registro dos professores em seus arquivos. Estes dados são armazenados em papel, dificultando o acesso e manuseio com o passar do tempo. Por isso, o objetivo do projeto é colocar as informações escolares num formato digital, com indexação e armazenamento em uma infraestrutura de banco de dados, da qual o documento poderá ser encontrado facilmente por meio de sistemas corporativos, tais como o SISGESC.

Os dados referentes às escolas extintas ou desativadas são enviados para a Secretaria de Estado da Educação, onde os mesmos são microfilmados e guardados, ficando disponíveis para consulta apenas no Setor de Escolas Extintas.

Conforme regulamento do Sistema, a SED, por meio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, vem desenvolvendo trabalhos referentes a Avaliação de Documentos, aplicação da Tabela de Temporalidade e digitalização de documentos da SED, que segue os passos do Manual de Avaliação de Documentos da SED.

Resultados - Racionalização

  • Redução da massa documental;
  • Racionalização dos custos (redução dos custos);
  • Melhora do processo de armazenamento (espaço físico + mobiliário);
  • Melhora na organização administrativa dos documentos;
  • Pesquisa rápida, segura, eficaz e transparente, por parte dos usuários;
  • Evita extravio de documentos;
  • Garante a preservação dos documentos;
  • Aproveita os recursos humanos, tecnológicos, etc.

Vantagens

  • Racionalização do trabalho, tornando-o mais produtivo;
  • Recuperação rápida e precisa das informações digitalizadas;
  • Impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos;
  • Otimização dos espaços físicos de trabalho;
  • Controle do trâmite de processos desde sua geração até a sua destinação final;
  • Facilidade de transferência ou eliminação dos documentos;
  • Preservação e conservação dos documentos;
  • Preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a transferência.

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